[Ide] Aplikasi terintegrasi untuk memantau berkas permohonan

Pemohon antre menyampaikan berkas permohonan > berkas diterima frontliner > backoffice-frontliner menyampaikan berkas tersebut ke peneliti/analis > peneliti menyampaikan ke kepala cabang untuk di tandatangan > kepala cabang menyampaikan ke frontliner lagi

Diatas adalah proses paling sederhana dalam memproses suatu berkas di berbagai bidang…misal di perbankan (permohonan kredit), kependudukan atau Perpajakan

Kalau berkas permohonan yg masuk sedikit … alur berkas tersebut bisa dipantau dengan beberapa software sederhana yg tidak terintegrasi (excel, aplikasi LAN dsb)

Tapi kalau berkas permohonan banyak, ada deadline penyelesaian suatu berkas permohonan sedangkan  pegawai/karyawan yg proses terbatas….terdapat kemungkinan berkas-berkas tersebut tidak terkontrol dengan baik….

Idenya adalah suatu aplikasi yg terintegrasi (online) untuk memantau alur proses berkas-berkas permohonan tersebut

Peralatan yg diperlukan :

  • Aplikasi yg dibuat pake Web Programming
  • Printer Laser
  • Alat untuk membaca Barcode
  • Website

Contoh penggunaan aplikasinya :

Pemohon menyampaikan berkas permohonan, frontliner menerima berkas tersebut & menginput datanya ke Aplikasi yg terintegrasi tersebut…outputnya adalah tanda terima yg sudah ada barcodenya…dan pemohon dapat langsung mengecek status berkasnya di website saat berkas permohonan tersebut sudah mendapatkan tanda terima dari frontliner

Backoffice-Frontliner menyampaikan berkas permohonan ke peneliti…peneliti menerima berkas-berkas tersebut dengan cara menembak barcode (gak checklist secara manual) ….setelah berkas diteliti hasil akhirnya ada 2 (diterima atau ditolak) … alasan penolakan di input ke aplikasi & bisa langsung diketahui oleh pemohon ketika membuka website (atau ada notifikasi ke e-mail pemohon bahwa permohonan diterima atau ditolak beserta alasan penolakan)

Berkas yg sudah diteliti dikirim ke kepala cabang untuk ditandatangan, sekretaris kepala cabang juga nerima berkas-berkas tersebut dengan cara nembak barcode…singkat cerita selesai ditandatangan sama kepala cabang…lalu berkas dikirim lagi ke backoffice-frontliner

Backoffice-Frontliner menerima berkas tersebut juga dengan cara nembak barcode, lalu berkas-berkas tersebut disimpan di suatu tempat yg rapi…menunggu pemohon datang untuk mengambil produk akhir dari suatu permohonan.

Selesai

Catatan lainnya :

  1. Saat input sesuatu diaplikasi harus hati-hati karena langsung dapat dilihat oleh pemohon yg sedang memantau via website
  2. Adanya suatu sistem notifikasi yg akan segera memberitahu bahwa ada permohonan yg mendekati deadline
  3. Ada sistem cadangan yg bisa dipake ketika sistem offline & akan otomatis sinkron ketika sistem kembali online
  4. Pemohon bisa cek status permohonan pake barcode scanner di smartphone-nya

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*