[Ide] S.O.P. Pelayanan ketika Mati Lampu

Selasa, 25 Agustus 2015…di kantor mati lampu & Genset bermasalah…posisi saya saat ini sebagai bendahara, tugas saya terkait listrik adalah :

  • Bayar listrik kantor tiap bulan
  • Menyiapkan agar Uang Persediaan di Brankas selalu ada untuk pembelian solar Genset & untuk pemeliharaan rutin Genset

Sebelumnya saya pernah jadi Frontliner…tugas sebagai seorang frontliner ketika mati lampu? agak complicated …saya ingin melayani masyarakat yang datang sebaik mungkin…tapi dilain pihak tidak adanya listrik membuat beberapa data/Aplikasi untuk keperluan pelayanan tidak bisa saya akses & ruangan menjadi sangat panas karena AC ikut mati.

Saya tidak ingat ada S.O.P. yg mengatur apa yang harus dilakukan ketika listrik mati….jadi saya tulis saja ide-ide dari saya siapa tau nanti ada yang sedang mencoba membuat S.O.P. tentang pelayanan prima yg salah satunya adalah S.O.P. tentang apa yang harus dilakukan bagian pelayanan/frontliner ketika mati lampu :

  • Tentunya Tim Pelayanan harus tetap solid dalam melayani masyarakat…jangan karena alasan mati lampu petugas pelayanan pada “kabur”
  • Tidak semua pelayanan terhenti ketika mati lampu…masih ada beberapa hal yg bisa dilakukan seperti ngasih formulir, menjelaskan prosedur pelayanan pada masyarakat yg benar-benar awam
  • Sebenarnya bisa disiapkan semacam format tanda terima berkas saat keadaan darurat (mati lampu)…* dulu saya pernah membuatnya….
  • Jika pelayanan memerlukan adanya softcopy…maka bisa memanfaatkan laptop yg baterainya masih full
  • Mungkin bisa disediakan UPS khusus untuk laptop supaya baterai laptop bisa bertahan selama jam pelayanan
  • Di Laptop tersebut ada beberapa data / aplikasi yang sudah dipersiapkan untuk keadaan darurat & bisa diakses saat mati lampu
  • Tim yang memproses berkas setelah diterima frontliner juga harus memahami S.O.P akan berkas berkas yang diterima saat mati lampu…jangan sampai Tim ke-2 malah menghendaki berkas-berkas nya ditolak-tolakin (karena mati lampu memang membuka peluang besar berkas yang belum lengkap bisa masuk… )
  • Jika suatu kantor memiliki website maka akan mempermudah membuat pengumuman tentang berkas-berkas yang diterima secara manual ketika mati lampu (berkas bisa diproses atau tidak…jika tidak bisa diproses kekurangannya apa?)

Tinggalkan Balasan