Catatan dalam membuat Sistem

Ada 5 poin yang ingin saya tulis :

  • Yang paling kompeten untuk membuat sistem adalah orang-orang yang berada langsung dilapangan;
  • Semua pihak-pihak yang diatur pada sistem harus berada pada poin-poin pemikiran yang sama;
  • Sebagus apapun sistem baru jika tidak ada pengawasan yang tegas kemungkinan besar akan kalah oleh tradisi (sistem lama) yang ada sebelumnya;
  • Sistem dibuat untuk mempermudah, bukan mempersulit;
  • Sistem bisa diuraikan secara tertulis dalam bentuk peraturan-peraturan

Contoh, coba saya simulasikan misalkan tiba-tiba saya ditugaskan untuk menjadi seorang pembuat kebijakan (pembuat sistem) di suatu kantor/perusahaan

  1. ada pemilik usaha
  2. ada bagian yang ditugaskan untuk membuat sistem (saya masuk dibagian ini)
  3. ada karyawan yang ditugaskan untuk mengurusi karyawan
  4. ada karyawan yang ditugaskan untuk melayani pelanggan
  5. ada pelanggan

Langkah awalnya, saya harus mengetahui dulu sistem lama yang berlaku seperti apa…antara aturan yang tertulis & praktek yang terjadi dilapangan seperti apa.

Berhubung sekarang teknologi sudah maju, saya akan membuat suatu website yang menjadi wadah untuk ke 5 bagian tersebut berkomunikasi.

Berhubung yang paling kompeten untuk membuat sistem adalah karyawan yang ada dilapangan langsung, saya akan meluangkan waktu lebih banyak berkomunikasi dengan mereka, bahkan mungkin saya akan menarik beberapa karyawan sebagai asisten untuk beberapa waktu…lalu nantinya akan dimutasi lagi kelapangan untuk mempraktekkan sistem baru & terus follow up apakah sistem baru berjalan dengan baik atau masih ada beberapa yang harus diperbaiki

Sistem baru (Peraturan baru) harus dipastikan sampai ke tiap-tiap karyawan, dalam bentuk buku cetak,dvd atau flashdisk. Klo bisa tidak hanya dalam bentuk tertulis…bisa juga di visualisasikan dalam bentuk video.

Ada orang yang menerima begitu saja sistem baru, tapi ada juga yang sifat alamiahnya pengen tau alasan kenapa sistem lama dirubah…maka alasan-alasan tentang kenapa beberapa bagian dari sistem lama dirubah juga harus tercantum.

Untuk memastikan sistem baru dilaksanakan atau tidak… saya harus sering-sering melakukan pengawasan, memberi punishment yang tegas jika masih ada yang melanggar & memberikan reward kepada yang paling bagus dalam menerapkan sistem baru. Karena klo tidak diawasi , orang2 akan cenderung menjalankan sistem yang sudah biasa dilakukan (sistem-lama)

Comments are closed.