Jika menjadi Panitia SOSIALISASI

Saya lebih sering menjadi Peserta Sosialisasi pada Acara yang diselenggarakan oleh Direktorat lain. sedangkan untuk direktorat sendiri saya hanya sering melihat kesibukan rekan-rekan kerja saya (yg menjadi panitia sosialisasi).

Setelah beberapa kali menjadi peserta sosialisasi ada beberapa hal yg bisa saya catat.

Pastikan Undangan sampai kepada semua.

Pernah saya tidak mengikuti suatu acara Sosialisasi yang penting karena tidak mendapat pemberitahuan / undangan. Padahal e-mail kantor sudah saya integrasikan dengan Android saya, No HP saya tidak berubah dari awal saya memiliki HP, Fax Kantor juga selalu terbuka untuk menerima pengiriman Fax, telpon kantor ga rusak,  Alamat Pos kantor saya juga tidak berubah. Kenapa bisa tidak sampai?? karena metode pemberitahuan Panitia Sosialisasi hanya mengandalkan Undangan manual yang diserahkan kepada Calon Peserta, jika Calon Peserta tersebut kebetulan datang ke kantor Panitia Sosialisasi (lalu berharap calon peserta tersebut memberitahukan tentang adanya acara sosialisasi kepada teman-temannya), dan sepertinya anggota panitia yang ditugaskan untuk menyebar undangan hanya 1 orang……undangan tidak dianggap penting.

Materi sosialisasi seharusya bisa diserahkan kepada peserta Sosialisasi yang tidak bisa datang

Bisa dipantau dari Absensi kehadiran peserta sosialisasi. Jika ada peserta sosialisasi yang tidak bisa datang seharusnya Materi sosialisasi tetap diserahkan kepada nama-nama yg tidak hadir, atau jika Panitia Sosialisasi memiliki website resmi seharusnya ada link downloadnya

Hormati Hak Makan Siang Peserta sosialisasi

2x saya mengalami acara sosialisasi yg membuat peserta sosialisasi telat Makan Siang. Salah satunya menjadi penyebab saya Sakit karena hari sebelumnya juga saya telat makan siang. Ada peserta sosialisasi yg menyindir secara halus bahwa peserta sudah lapar tetapi panitia sosialisasi entah kenapa tidak menangkap sindiran tersebut.

Sebelum menerima pertanyaan dari peserta sosialisasi, sebaiknya panitia sosialisasi menjelaskan tentang FAQ (Frequently Asked Questions) tentang Materi Sosialisasi yang disampaikan

sehingga peserta sosialisasi hanya mengajukan pertanyaan yang benar-benar baru yg belum dia mengerti.

Siapkan Copy Materi Sosialisasi (hardcopy) & Softcopy (CD) untuk peserta sosialisasi

supaya pada akhir acara sosialisasi tidak ada penumpukan peserta yang meminta Materi sosialisasi kepada Panitia.

untuk saat ini hanya beberapa poin diatas yg bisa saya tulis mengenai Panitia Sosialisasi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*