[ide] Manajemen Password komputer kantor, daftar berkas sedang proses

Dalam hal Pelayanan Publik,  suatu kantor pemerintah diperintahkan untuk standby maksimal dari jam 07:30 pagi s/d jam 17:00 sore untuk melayani masyarakat.

Tapi pada prakteknya beberapa Pegawai juga ditugaskan untuk melakukan Hal lain, contoh : memberikan semacam penyuluhan ke tempat lain, mengikuti Workshop, Cek Lokasi dsb…(pokoknya hal-hal resmi yang menyebabkan seorang pegawai tidak ada dikantor) & mengakibatkan ketika masyarakat hendak menemui pegawai yg bersangkutan menjadi kurang puas karena sudah jauh-jauh datang ke suatu kantor pemerintah namun ternyata pegawai yang dituju sedang tidak ada (Dinas Luar)…..

Cara Gampang jawabnya adalah : Kan ini kantor, harusnya ada petugas pelayanan (frontliner) yang harus selalu standby dari pagi sampai sore…..harusnya pegawai yang sedang Dinas Luar menyampaikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang sedang dia Proses & bagaimana cara menindak lanjutinya jika Masyarakat yang berkepentingan datang kekantor  sehingga dapat tetap dilayani dengan baik.

*Jawaban yang masuk akal & sederhana..tapi pada prakteknya koq blom direalisasikan??

Pada prakteknya…..

  • Berkas masyarakat yang berkepentingan entah ditaruh dimana oleh petugas yg sedang dinas luar, Tugas Dinas Luar juga banyak yg sifatnya mendadak….
  • Komputer dipassword jadi pegawai 1 seksipun tidak bisa mengakses data-data pekerjaan rekan 1 seksinya
  • blom ada Standard Operating Procedure yang mengharuskan misal daftar berkas yg sedang diproses ada di file excel di dekstop..
  • Jika Masyarakat yg datang kekantor Komplen tingkat Tinggi (Marah) baru pegawai yang sedang Dinas Luar dihubungi……jika masyarakat yang datang Sabar maka akan disuruh pulang dulu…
  • Beberapa pegawai dikantor yang merasa bertanggung jawab akan Pelayanan Prima diberikan beban lebih dengan cara meluangkan waktu untuk mengurusi pekerjaan pegawai yg sedang Dinas Luar (Padahal kerjaannya sendiri sedang banyak)………..mencari berkas secara manual *mencari ditumpukan berkas, “ngobrak ngabrik” meja kerja pegawai lain untuk mencari berkas……

Ide

Cara Super : setiap Kantor Pemerintahan yang ditugaskan melayani publik wajib memiliki website, sehingga masyarakat yang sedang dilayani dapat mengetahui dimana posisi berkasnya, apakah sudah selesai & bisa diambil…apakah ada kekurangan berkas & harus melengkapi beberapa hal?????

Cara Sedang : Suatu Kantor memiliki semacam 1 tempat data Lokal (Yang hanya bisa diakses di kantor tersebut) yang menampung daftar berkas masyarakat yang sedang dilayani…………sehingga setiap pegawai dikantor dapat mengaksesnya & menginformasikan Data tersebut kepada masyarakat yang langsung datang kekantor/bertanya melalui telpon..

Cara ribet : Jika Dinas Luar, Setiap pegawai memberitahukan password komputernya ke subbagian umum/kepala seksinya / teman kerja yg standby dikantor & memberitahukan dimana lokasi penyimpanan berkas-berkas yg sedang diproses………….

 

 

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*